Auftragsverarbeitungsvertrag

Dieser Vertrag gilt, wenn Sie Ai Notes Studio als Unternehmer nutzen und dabei personenbezogene Daten verarbeiten, für die Sie verantwortlich sind, etwa Besprechungsnotizen oder Aufnahmen von Gesprächen mit Kunden. Für My Ai schließen wir keinen Auftragsverarbeitungsvertrag; My Ai ist für die persönliche Nutzung bestimmt und nicht dafür, personenbezogene Daten anderer Personen im Auftrag eines Unternehmens zu verarbeiten (Ziffer 6.3 der Nutzungsbedingungen). Im Umfang dieser Daten verarbeiten wir sie als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Soweit wir Daten als eigener Verantwortlicher verarbeiten, etwa Ihre Kontodaten, Kaufnachweise oder Sicherheitsprotokolle, gilt unsere Datenschutzerklärung.

Der Vertrag wird mit Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen Bestandteil des Nutzungsvertrags und damit in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Er gilt für Ihre Nutzung von Ai Notes Studio und endet mit der Löschung Ihres Kontos. Eine Fassung in Textform senden wir Ihnen auf Anfrage an info@klarfold.com.

Die Parteien vereinbaren die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 vom 4. Juni 2021) im nachstehenden Wortlaut. Gewählt sind in Klausel 1 Buchstabe a die Datenschutz-Grundverordnung und in Klausel 7.7 Buchstabe a die allgemeine schriftliche Genehmigung mit einer Frist von 14 Tagen; die fakultative Klausel 5 ist nicht vereinbart. Die Anhänge I bis IV sind ausgefüllt.

Die folgenden Vereinbarungen ergänzen die Klauseln, ohne ihnen zu widersprechen (Klausel 2 Buchstabe b). Im Fall eines Widerspruchs gehen die Klauseln vor.

1. Weisungen. Ihre dokumentierten Weisungen sind dieser Vertrag, die Nutzungsbedingungen sowie die Einstellungen und Aktionen, die Sie in der App vornehmen, etwa das Anlegen, Verarbeiten, Exportieren und Löschen von Inhalten oder die Auswahl von Funktionen und Modellen. Weitere Weisungen erteilen Sie in Textform an info@klarfold.com.
2. KI-Anbieter. KI-Anbieter erhalten Inhalte nur, wenn Sie die Einwilligung in die KI-Verarbeitung erteilt haben und eine KI-Funktion verwenden. Die KI-Anbieter können die übermittelten Inhalte nach ihren eigenen Bedingungen zum Training ihrer Modelle verwenden; das lässt sich für kein Modell ausschließen. Indem Sie eine KI-Funktion nutzen, weisen Sie uns in Kenntnis dessen an, die Inhalte an die in Anhang IV genannten Anbieter zu übermitteln. Enthalten Ihre Inhalte personenbezogene Daten, für die Sie verantwortlich sind, prüfen Sie bitte vorher, ob Sie diese Übermittlung erlauben dürfen. Für Verarbeitungen nach diesem Vertrag setzen wir ausschließlich die in Anhang IV genannten Unterauftragsverarbeiter ein. Anbieter in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau, insbesondere DeepSeek (Volksrepublik China), gehören nicht dazu; sie erreichen Inhalte in Ai Notes Studio nur, wenn Sie im Tarif PRO API selbst einen Schlüssel dieses Anbieters hinterlegen. Für Verarbeitungen nach diesem Vertrag werden Sie das nicht tun. Anbieter, die Sie in Ai Notes Studio im Tarif PRO API mit eigenem API-Schlüssel nutzen, verarbeiten auf Grundlage Ihres eigenen Vertrags mit diesem Anbieter und sind keine Unterauftragsverarbeiter nach diesem Vertrag.
3. Änderungen der Unterauftragsverarbeiter. Über beabsichtigte Änderungen von Anhang IV unterrichten wir Sie mindestens 14 Tage im Voraus per E-Mail an die Adresse Ihres Kontos und veröffentlichen die aktualisierte Liste in der App. Erheben Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen Einwände und findet sich keine Lösung, können Sie den Nutzungsvertrag außerordentlich kündigen.
4. Nachweise und Prüfungen. Nachweise erbringen wir zunächst durch Auskünfte und Unterlagen, etwa eine aktuelle Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Inspektionen vor Ort stimmen wir mit einer angemessenen Vorankündigung ab, in der Regel von 30 Tagen; sie finden während der üblichen Geschäftszeiten statt und dürfen Rechte Dritter nicht verletzen. Für Rechenzentren unserer Unterauftragsverarbeiter gelten die von diesen bereitgestellten Nachweise.
5. Unterstützung. Anfragen betroffener Personen können Sie weitgehend selbst in der App erfüllen, indem Sie Inhalte einsehen, berichtigen, exportieren oder löschen. Darüber hinaus unterstützen wir Sie auf Anfrage. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden wir Ihnen unverzüglich, möglichst innerhalb von 48 Stunden, nachdem sie uns bekannt geworden sind.
6. Löschung und Rückgabe. Löschen Sie Inhalte oder Ihr Konto in der App, löschen wir die betroffenen Daten; Sicherungskopien werden nach Ablauf der Fristen in Anhang III gelöscht. Eine Rückgabe erfolgt über die Exportfunktionen der App und im Übrigen auf Anfrage in einem gängigen Format.
7. Haftung. Für die Haftung gelten die Nutzungsbedingungen; Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

Klausel 1 – Zweck und Anwendungsbereich

• a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.
• b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.
• c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.
• d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.
• e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
• f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 – Unabänderbarkeit der Klauseln

• a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.
• b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 – Auslegung

• a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
• b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.
• c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 – Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 6 – Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 – Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

• a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.
• b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

• a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
• b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

• a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.
• b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.
• c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
• d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.
• e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

• a) Allgemeine schriftliche Genehmigung: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 14 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.
• b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.
• c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
• d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.
• e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

• a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.
• b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 – Unterstützung des Verantwortlichen

• a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
• b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
• c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
• 1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
• 2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
• 3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
• 4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.
• d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 – Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

• a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
• b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
• 1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
• 2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
• 3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

• c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

• a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
• b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
• c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

Klausel 10 – Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

• a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.
• b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn
• 1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
• 2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
• 3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
• c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.
• d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Verantwortlicher: das Unternehmen oder die unternehmerisch handelnde Person, die Ai Notes Studio mit ihrem Konto nutzt, mit den im Konto hinterlegten Angaben. Kontaktperson ist die Inhaberin oder der Inhaber des Kontos. An die Stelle der Unterschrift tritt die elektronische Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen; Beitrittsdatum ist das Datum dieser Zustimmung.

Auftragsverarbeiter: Valery Mironov (Klarfold), Behringstraße 20, 12437 Berlin, Deutschland. Kontaktperson: Valery Mironov, Inhaber, E-Mail: info@klarfold.com, Telefon: +49 30 45024505. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. An die Stelle der Unterschrift tritt die Bereitstellung dieses Vertrags in der App; Beitrittsdatum ist das Datum der Zustimmung des Verantwortlichen.

Kategorien betroffener Personen: der Verantwortliche und seine Beschäftigten sowie Personen, deren Daten der Verantwortliche in Inhalte aufnimmt, insbesondere Kunden, Interessenten, Geschäftspartner, Teilnehmende an Besprechungen und Gesprächen und sonstige Personen, die in Notizen, Aufnahmen, Transkripten, Fotos oder KI-Ergebnissen genannt oder abgebildet sind.

Kategorien personenbezogener Daten: Inhalte, die der Verantwortliche erstellt, aufnimmt oder hochlädt, und die daraus erzeugten Ergebnisse, insbesondere Notiztexte, Audioaufnahmen und Stimmen, Transkripte und Übersetzungen, Fotos einschließlich abgebildeter Personen, importierte Audiodateien, Anweisungen eigener Agenten, Fragen an die KI und deren Ergebnisse sowie zugehörige Metadaten wie Zeitpunkte, Titel und Ordner.

Sensible Daten: Die Inhalte können sensible Daten enthalten, soweit der Verantwortliche sie aufnimmt. Garantien: Verarbeitung ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionen; Zugriff durch den Auftragsverarbeiter nur zur Behebung von Störungen oder auf ausdrückliche Anfrage des Verantwortlichen; keine Verwendung durch den Auftragsverarbeiter für eigene Zwecke oder zum Training eigener Modelle; Übermittlung an KI-Anbieter nur bei erteilter Einwilligung in die KI-Verarbeitung und Nutzung einer KI-Funktion, wobei diese Anbieter die Inhalte nach ihren eigenen Bedingungen zum Training verwenden können (Ziffer 2 der ergänzenden Vereinbarungen); verschlüsselte Übertragung und Zugriffskontrollen nach Anhang III.

Art der Verarbeitung: Speichern, Synchronisieren zwischen Geräten, Transkribieren, Auswerten und Umwandeln mit KI-Modellen (etwa Zusammenfassen, Übersetzen, Texterkennung, Beantworten von Fragen), Exportieren, Sichern und Löschen.

Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung der Funktionen von Ai Notes Studio nach den Nutzungsbedingungen.

Dauer der Verarbeitung: für die Dauer der Nutzung, bis der Verantwortliche die Inhalte oder sein Konto löscht; Sicherungskopien bis zum Ablauf der Fristen nach Anhang III.

Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter: Gegenstand und Art ergeben sich aus Anhang IV; die Dauer entspricht der Dauer der Verarbeitung, bei KI-Anbietern zuzüglich der dort genannten Speicherfristen zur Missbrauchserkennung.

Verschlüsselung und Pseudonymisierung

• Übertragung zwischen der App, den Websites, unseren Servern und den Anbietern ausschließlich über TLS.
• Verschlüsselte Speicherung von API-Schlüsseln, bei persönlichen API-Schlüsseln mit AES-256-GCM.
• Speicherung von Passwörtern ausschließlich als Hash.
• Trennung von Kaufnachweisen von Namen und E-Mail-Adresse nach Löschung eines Kontos; Absturzberichte ohne Kontokennung.

Vertraulichkeit und Zugang

• Betrieb der Server in einem Rechenzentrum von Hostinger in Deutschland (Frankfurt am Main); physischer Zutritt nach dem Sicherheitskonzept von Hostinger.
• Zugang zu den Servern nur per SSH mit kryptografischem Schlüssel; die Anmeldung mit Passwort ist abgeschaltet.
• Verwaltungsoberflächen nur mit Passwort und zweitem Faktor (TOTP); die Datenbankverwaltung ist nicht aus dem Internet erreichbar.
• Administrativer Zugriff ausschließlich durch den Auftragsverarbeiter selbst; keine weiteren Personen mit Zugriff.
• KI-gestützte Entwicklungswerkzeuge erhalten ausschließlich Quellcode, Konfigurationen und zusammengefasste Kennzahlen; der Zugriff auf personenbezogene Daten aus dem laufenden Betrieb ist ihnen durch Weisung untersagt. Für die Fehlersuche werden Testkonten oder Auswertungen ohne Personenbezug verwendet.

Zugriffskontrolle und Identifizierung

• Beschränkung jedes Kontos auf die eigenen Inhalte durch zeilenbasierte Zugriffsregeln der Datenbank.
• Dienstschlüssel für Datenbank und KI-Anbieter liegen ausschließlich auf dem Server; die App enthält keine Schlüssel von KI-Anbietern.
• Mindestlänge neuer Passwörter von 12 Zeichen und Begrenzung von Anmeldeversuchen je IP-Adresse.

Integrität und Protokollierung

• Protokollierung von Anmeldevorgängen und administrativen Änderungen.
• Rotation der Server-Protokolle nach Größe und Löschung spätestens nach 14 Tagen; Löschung der Anmeldeprotokolle nach 90 Tagen und des Verwaltungsprotokolls nach drei Jahren.

Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Wiederherstellung

• Betrieb der Dienste in getrennten Containern mit automatischem Neustart und automatischen Sicherheitsaktualisierungen des Betriebssystems.
• Tägliche Sicherungskopien mit Prüfsummen, sieben Tage auf demselben Server in Deutschland; zusätzliche Sicherungskopien vor Änderungen an der Datenbank werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Sicherungskopien außerhalb dieses Servers werden nicht erstellt.
• Regelmäßige Probe-Wiederherstellung der Datenbank in einer isolierten Umgebung.
• Überwachung der Dienste mit Benachrichtigung bei Ausfällen, knappem Speicherplatz, fehlgeschlagenen Sicherungen und ablaufenden Zertifikaten.

Datenminimierung und begrenzte Speicherung

• Übermittlung an KI-Anbieter nur für die jeweils genutzte Funktion und nur mit Einwilligung.
• Automatische Löschung, unter anderem verwaister Audiodateien nach 30 Tagen, von Absturzberichten nach 90 Tagen, nicht angenommener Einladungen nach zwölf Monaten und nicht bestätigter Registrierungen nach 30 Tagen.
• Löschung von Inhalten und Konten durch den Verantwortlichen jederzeit in der App.

Überprüfung und Organisation

• Automatisierte Tests vor Veröffentlichungen und Änderungen an den Servern.
• Auswahl von Unterauftragsverarbeitern mit Verträgen nach Art. 28 DSGVO und, bei Übermittlungen in Drittländer, Standardvertragsklauseln.
• Überprüfung dieser Maßnahmen mindestens jährlich und bei wesentlichen Änderungen.

Unterstützung des Verantwortlichen

• Einsehen, Berichtigen, Exportieren und Löschen von Inhalten sowie Löschung des Kontos in der App.
• Auskünfte und Unterstützung bei Anfragen betroffener Personen auf Anfrage an info@klarfold.com.
• Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten mit den Angaben nach Klausel 9.2.

Der Verantwortliche genehmigt allgemein die folgenden Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7 Buchstabe a). Die KI-Anbieter unter den Nummern 2 bis 4 können die übermittelten Inhalte nach ihren eigenen Bedingungen zum Training ihrer Modelle verwenden (Ziffer 2 der ergänzenden Vereinbarungen); die genannten Speicherfristen betreffen nur die Speicherung zur Missbrauchserkennung.

1. Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern: Betrieb der Server, Datenbanken und Speicher von Ai Notes Studio und Versand von E-Mails; Rechenzentrum in Deutschland (Frankfurt am Main).
2. OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland: KI-Verarbeitung (Transkription, Textfunktionen, Texterkennung, „KI fragen“); Verarbeitung auch in den USA auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Speichert Eingaben und Ausgaben bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung, Transkriptionen nicht; die Speicherung der Anfragen in unserem Konto ist abgeschaltet.
3. Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland: KI-Verarbeitung über die Gemini API (Textfunktionen, Texterkennung, Transkription als Ersatzanbieter); Verarbeitung weltweit möglich, Übermittlungen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln. Speichert Eingaben und Ausgaben bis zu 55 Tage zur Missbrauchserkennung.
4. Groq UK Limited, 3 Hammersmith Grove, London W6 0ND, Vereinigtes Königreich: Transkription; Verarbeitung in den USA auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Wir nutzen die Verarbeitung ohne Datenspeicherung; Protokolle zur Fehlersuche bewahrt Groq höchstens 30 Tage auf.
5. Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA: Zustellung von Mitteilungen über den Apple Push Notification Service; Apple verarbeitet die Daten auf Grundlage seiner eigenen Datenschutzrichtlinie und seiner konzerninternen Standardvertragsklauseln.

Modelle über OpenRouter und von NVIDIA sind derzeit keine Unterauftragsverarbeiter. Nehmen wir sie auf, unterrichten wir Sie nach Ziffer 3 der ergänzenden Vereinbarungen mindestens 14 Tage vorher; wir nehmen nur Anbieter auf, mit denen ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln besteht.